Création d’une association

Vous devez adresser un dossier de création à la préfecture ou à la sous préfecture de l’arrondissement du siège social de la dite association (pour Caumont-sur-Durance : la Sous-Préfecture d’Apt, service des associations).

Ce dossier comprend :

• Formulaire cerfa : création d’une association
• Formulaire cerfa : listes des personnes chargées de l’administration d’une association
• Les pièces justificatives précisées dans les deux formulaires précités.

Ou

Créer un compte sur le site officiel service-public.fr – Espace associations.

Pour déclarer les informations nécessaires à la création de votre association et à l’insertion obligatoire au JOAFE

• Changement de dirigeants :

L’association doit signaler tout changement dans les identités, les domiciles et les fonctions de ses dirigeants (président, trésorier, administrateurs…).

Dans un délai de 3 mois :

– Vous devez adresser à la Sous-Préfecture d’Apt (service des associations) le formulaire cerfa « liste des personnes chargées de l’administration d’une association » ainsi que les pièces justificatives précisées dans ledit formulaire.

• Modification des statuts / Dissolution de l’association

Les fondateurs de l’association peuvent prévoir les possibilités d’évolution qui autorisent à tout moment les adhérents à en modifier les règles de fonctionnement (nom de l’association, objet, siège social, adresse…). Les statuts décrivent généralement les procédures permettant les modifications de statut et de dissolution.

Dans un délai de 3 mois :

– Vous devez adresser à la Sous-Préfecture d’Apt (service des associations) le formulaire cerfa « modification d’une association ou dissolution » ainsi que les pièces justificatives précisées dans ledit formulaire.
– Si l’association dispose d’un numéro d’immatriculation Siren, Siret et code APE vous devez également informer la Direction Régionale de l’INSEE.

Une AG ordinaire est généralement annuelle, mais elle peut avoir lieu plus souvent.

Elle est constituée de tous les membres de l’association à jour de leurs obligations vis-à-vis de celle-ci (le plus souvent le paiement annuel de la cotisation).
En règle générale, chaque membre de l’association y prend part en disposant, chacun, d’une voix égale : s’applique alors le principe démocratique qui est conforme à l’esprit associatif. Cependant, les statuts peuvent très bien prévoir une participation plus restreinte de certains membres, cette restriction devant être précisément explicite.

L’AG est le point de départ des orientations et projets associatifs. Elle valide les priorités d’action pour l’année à venir et élit les dirigeants de l’association.

Il est nécessaire de convoquer tous les membres dont la présence est prévue au sein des statuts. Si l’association est dotée d’un commissaire aux comptes, il doit également être convoqué, même s’il ne vote pas. Le délai de convocation doit laisser suffisamment de temps aux participants pour préparer la réunion. Il est en général de quinze jours à un mois.

Le mode de convocation est prévu par les statuts, à défaut, tout moyen peut librement être utilisé (courrier, courrier électronique, presse, affichage…). En revanche, la convocation orale est à proscrire, en ce qu’elle ne permet pas à l’association de prouver que tous les membres de l’association ont effectivement été convoqués.

La convocation comprend :

• L’identité de l’association
• La date de la convocation
• La date, l’heure et le lieu de l’AG
• L’ordre du jour

Pour un bon déroulement, l’élaboration et le suivi de l’ordre du jour détaillé est indispensable. L’ordre du jour est le fil conducteur de cette réunion, les adhérents connaissent les sujets abordés (cela facilite donc leurs interventions).

L’ordre du jour de l’AG ordinaire annuelle comprend généralement :

• Présentation de l’année écoulée
• Rapport de l’activité (secrétaire), rapport financier (trésorier), rapport moral (président)
• Vote du budget et définition des projets prévus pour l’année à venir
• Renouvellement des pouvoirs accordés aux dirigeants
• Fixation du montant des cotisations des membres de l’association pour l’année suivante…

Il convient de respecter les conditions de quorum (c’est-à-dire le nombre minimum de membres à réunir en assemblée pour que les décisions prises soient valablement votées) et de majorité telles que définies au sein des statuts lorsque ces derniers les prévoient. La majorité peut être relative (la décision recueillant le plus grand nombre de voix est votée) ou absolue (la décision recueillant la moitié des suffrages exprimés plus une voix l’emporte). Parmi les différentes réunions peuvent être distinguées les assemblées générales ordinaires dont les décisions ont trait à la vie courante de l’association et les assemblées générales extraordinaires portant sur des décisions exceptionnelles. Des conditions de quorum et de majorités différentes peuvent ainsi être prévues en fonction de l’importance des décisions à prendre. Lorsqu’aucune disposition n’est prévue au sein des statuts, il peut être considéré que chaque membre dispose d’une voix.

Un compte-rendu d’AG est indispensable. Il permet de mettre noir sur blanc ce qui a été décidé et approuvé. Il peut aussi résumer les débats non clos et servira pour l’avenir le cas échéant, de preuve et surtout de mémoire de l’association. Les différents rapports présentés lors de l’AG peuvent être annexer.