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Actu du jour

Une AG ordinaire est généralement annuelle, mais elle peut avoir lieu plus souvent. 


Elle est constituée de tous les membres de l’association à jour de leurs obligations vis-à-vis de celle-ci (le plus souvent le paiement annuel de la cotisation).
En règle générale, chaque membre de l’association y prend part en disposant, chacun, d’une voix égale : s’applique alors le principe démocratique qui est conforme à l’esprit associatif. Cependant, les statuts peuvent très bien prévoir une participation plus restreinte de certains membres, cette restriction devant être précisément explicite.

L’AG est le point de départ des orientations et projets associatifs. Elle valide les priorités d’action pour l’année à venir et élit les dirigeants de l’association.

Convocation

Il est nécessaire de convoquer tous les membres dont la présence est prévue au sein des statuts. Si l’association est dotée d’un commissaire aux comptes, il doit également être convoqué, même s’il ne vote pas.

Le délai de convocation doit laisser suffisamment de temps aux participants pour préparer la réunion. Il est en générale de quinze jours à un mois.

Le mode de convocation est prévu par les statuts, à défaut, tout moyen peut librement être utilisé (courrier, courrier électronique, presse, affichage…). En revanche, la convocation orale est à proscrire, en ce qu’elle ne permet pas à l’association de prouver que tous les membres de l’association ont effectivement été convoqués.

La convocation comprend :

  • L’identité de l’association
  • La date de la convocation
  • La date, l’heure et le lieu de l’AG
  • L’ordre du jour 

AG déroulement – ordre du jour 

Pour un bon déroulement, l’élaboration et le suivi de l’ordre du jour détaillé est indispensable. L’ordre du jour est le fil conducteur de cette réunion, les adhérents savent ainsi les sujets abordés (cela facilite donc les interventions des adhérents ).

L’ordre du jour de l’AG ordinaire annuelle comprend généralement :

  • Présentation de l’année écoulée

o Bilan de l’activité (secrétaire)
o Bilan financier (trésorier)
o Bilan moral (président)

  • Vote du budget et définition des projets prévus pour l’année à venir
  • Renouvellement des pouvoirs accordés aux dirigeants
  • Fixation du montant des cotisations des membres de l’association pour l’année suivante…

Quorum et condition de vote

Il convient de respecter les conditions de quorum (c'est-à-dire le nombre minimum de membres à réunir en assemblée pour que les décisions qui y sont prises soient valablement votées) et de majorité telles que définies au sein des statuts lorsque ces derniers les prévoient. La majorité peut être relative (la décision recueillant le plus grand nombre de voix est votée) ou absolue (la décision recueillant la moitié des suffrages exprimés plus une voix l'emporte). Parmi les différentes réunions peuvent être distinguées les assemblées générales ordinaires dont les décisions ont trait à la vie courante de l'association et les assemblées générales extraordinaires portant sur des décisions exceptionnelles. Des conditions de quorum et de majorités différentes peuvent ainsi être prévues en fonction de l'importance des décisions à prendre. Lorsqu’aucune disposition n'est prévue au sein des statuts, il peut être considéré que chaque membre dispose d'une voix.

Compte-rendu ou procès-verbal

Un compte-rendu d’AG est indispensable. Il permet de mettre noir sur blanc ce qui a été décidé et approuvé. Il peut aussi résumer les débats non clos et servira pour l’avenir le cas échéant, de preuve et surtout de mémoire de l’association.
On peut y annexer les différents rapports qui ont été présentés lors de l’AG.